Mengapa Service Level dalam Pemesanan Obat di Pedagang Besar Farmasi Itu Penting?

Majalah Farmasetika – Pedagang Besar Farmasi (PBF) memiliki peran penting dalam distribusi obat di Indonesia. Sebagai perusahaan yang berizin, PBF bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat dalam jumlah besar sesuai dengan peraturan yang berlaku (BPOM, 2020). Salah satu indikator utama dalam memastikan kelancaran operasionalnya adalah tingkat layanan (service level) dalam pemenuhan surat pesanan.

Mengapa Service Level Penting?

Setiap hari, PBF menerima berbagai surat pesanan dari apotek, rumah sakit, dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya. Service level menunjukkan seberapa banyak surat pesanan yang dapat diproses dan dipenuhi oleh PBF dalam satu hari. Semakin tinggi tingkat layanan, semakin efisien distribusi obat ke pelanggan.

Selain itu, service level juga membantu memastikan bahwa pemesanan dilakukan dengan prosedur yang benar, baik melalui surat pesanan manual maupun elektronik. Dokumentasi yang tertata rapi memudahkan pengawasan dan meningkatkan transparansi dalam distribusi obat.

Proses Penerimaan Surat Pesanan

Setiap surat pesanan yang diterima oleh PBF harus diperiksa oleh Apoteker Penanggung Jawab (APJ) untuk memastikan bahwa:

1. Pemesan terdaftar sebagai pelanggan yang memenuhi kualifikasi.
2. Surat pesanan sah dan valid, mencakup:
   • Nama dan alamat penanggung jawab sarana pemesan.
   • Nama, bentuk, kekuatan sediaan, serta jumlah obat yang dipesan.
   • Nomor surat pesanan.
   • Surat izin praktik apoteker atau tenaga teknis kefarmasian dari penanggung jawab.

Surat pesanan yang telah diproses akan diarsipkan secara sistematis berdasarkan tanggal atau nomor urut penyaluran. Data ini sangat penting untuk evaluasi dan perencanaan distribusi yang lebih baik.

Bagaimana Jika Pesanan Tidak Dapat Dipenuhi?

Tidak semua surat pesanan dapat langsung dipenuhi. Jika terjadi kendala, surat pesanan yang tidak dapat dilayani akan diberikan tanda pembatalan dan diarsipkan bersama surat penolakan. Dengan demikian, ada catatan jelas mengenai alasan penolakan serta langkah tindak lanjut yang dapat diambil.

Kesimpulan

Service level dalam pemenuhan surat pesanan adalah indikator kunci dalam kelancaran distribusi obat oleh PBF. Dengan dokumentasi yang baik dan sistem pemesanan yang tertata, PBF dapat meningkatkan efisiensi distribusi serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Selain itu, pencatatan yang rapi juga mendukung perencanaan pengadaan barang yang lebih akurat, sehingga kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi dengan optimal.

Referensi:

• BPOM RI. 2020. Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta: BPOM.
• Kementerian Kesehatan RI, 2015. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2015. Jakarta: Kemenkes RI.