Stock Opname: Upaya Menjaga Mutu dan Akurasi Distribusi Obat di Salah Satu PBF di Kota Bandung

Majalah Farmasetika – Distribusi adalah setiap kegiatan atau serangkaian kegiatan meliputi pengadaan, pembelian, penyimpanan, penyaluran, importasi, eksportasi obat dan/ atau bahan obat. Salah satu aktivitas penting dalam menjaga kelancaran distribusi di Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah stock opname, yaitu proses penghitungan fisik dan pencocokan data dengan sistem untuk menjamin integritas data inventaris. Kegiatan ini merupakan bentuk pengendalian internal yang sangat penting dalam sistem distribusi farmasi.

Mengapa Stock Opname Penting?

1. Menjaga Akurasi Sistem dan Fisik
   Stock opname memastikan data sistem sejalan dengan kondisi nyata di gudang. Ketidaksesuaian, baik kelebihan maupun kekurangan stok, berdampak langsung pada efisiensi distribusi.
2. Pengendalian Mutu & Keamanan
   Ketidaksesuaian dapat terjadi akibat kerusakan, kehilangan, kadaluwarsa, atau kesalahan pencatatan. Stock opname membantu mengidentifikasi dan menelusuri penyebabnya lebih dini sehingga sangat penting untuk menjaga distribusi tetap sesuai CDOB.
3. Mendukung Kepatuhan terhadap CDOB
   Berdasarkan PerBPOM No. 6 Tahun 2020 tentang Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB), kegiatan stock opname adalah bagian dari implementasi dan menjadi bagian penting dalam pengendalian mutu distribusi obat.

Prosedur Pelaksanaan Stock Opname
Pelaksanaan stock opname di fasilitas distribusi farmasi dilakukan secara sistematis dan berkala, dengan prosedur sebagai berikut:

1. Penjadwalan dan Pembentukan Tim
   Setiap bulan, Apoteker Penanggung Jawab menetapkan waktu pelaksanaan dan pembagian tugas. Tim terdiri dari Koordinator (APJ), tim lapangan (gudang dan supir), serta tim pencatat (admin). Rapat koordinasi minimal dua hari sebelumnya memastikan setiap personil memahami tugasnya.
2. Persiapan dan Blokir Sistem
   Seluruh aktivitas keluar-masuk barang dihentikan. Data mutasi per batch dicetak dan distribusi diberitahukan untuk sementara dihentikan.
3. Penghitungan Fisik dan Verifikasi
   Tim lapangan melakukan perhitungan fisik berdasarkan lembar mutasi. Tim pencatat mengecek hasil, dan bila ada selisih, dilakukan penghitungan ulang oleh tim berbeda.
4. Input Data dan Evaluasi
   Data yang telah disesuaikan dimasukkan ke sistem. Hasil akhir diserahkan kepada APJ dan manajemen untuk dianalisis dan ditindaklanjuti. Selanjutnya tim melakukan investigasi untuk mencegah kejadian serupa.

Dalam praktiknya, hasil stock opname sering kali menunjukkan perbedaan antara data sistem dan kondisi fisik di gudang. Ketidaksesuaian ini dapat berupa kelebihan atau kekurangan stok, yang kemudian ditindaklanjuti dengan penghitungan ulang, investigasi, dan pencatatan ulang oleh tim yang ditunjuk. Proses ini penting untuk menjaga keakuratan data dan mencegah potensi kerugian operasional. Oleh karena itu, pelatihan personel gudang dan admin perlu ditingkatkan, pemanfaatan teknologi seperti barcode scanner dapat dipertimbangkan, audit stok dilakukan secara berkala dengan tim independen, serta sosialisasi pentingnya dokumentasi yang benar terus ditingkatkan.

Kesimpulan

Stock opname merupakan fondasi penting dalam menjamin distribusi obat yang aman, efisien, dan sesuai regulasi. Dengan pelaksanaan yang konsisten dan prosedur yang tertata, fasilitas distribusi farmasi dapat meminimalkan kesalahan, meningkatkan akurasi, serta mempertahankan kepercayaan pelanggan. Untuk memastikan keberhasilan pelaksanaannya, diperlukan sistem dokumentasi dan pencatatan yang rapi, kedisiplinan serta koordinasi yang baik antar tim.

Referensi:

Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2020. Peraturan Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 6 Tahun 2020 Tentang Standar Cara Distribusi Obat Yang Baik. Jakarta: BPOM RI.