Mari Belajar Praktik Distribusi Obat-Obat Tertentu Yang Baik dari PBF di Tasikmalaya

Majalah Farmasetika – Pedagang Besar Farmasi atau PBF merupakan perusahaan berbentuk badan hukum yang berkecimpung dalam proses pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat dalam jumlah besar dengan tetap memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku (Aditya dan Saputri, 2020). PBF merupakan salah satu parameter penting dalam rantai distribusi perbekalan farmasi dengan memperhatikan nilai-nilai pada Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). CDOB merupakan cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai dengan persyaratan dan tujuan penggunaannya (Aditya dan Saputri, 2020).

Salah satu perbekalan farmasi yang dapat disalurkan oleh PBF adalah Obat-Obat Tertentu atau OOT. OOT merupakan obat-obatan yang bekerja di sistem susunan saraf pusat, perlu diperhatikan pada penggunaan diatas dosis terapi, OOT dapat menyebabkan ketergantungan dan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Beberapa obat yang termasuk ke dalam kelompok OOT yaitu amitriptilin, triheksifenidil, Chlorpromazin, dan Tramadol yang banyak digunakan sebagai analgesik (BPOM RI, 2019). Karena potensinya yang dapat menyebabkan ketergantungan terhadap penggunanya, maka penyaluran OOT haruslah diperhatikan dengan cermat, hal ini merupakan salah tanggung jawab PBF dalam melakukan pengkajian terkait jumlah pesanan OOT yang dipesan oleh outlet/sarana.

Pembahasan

Pada artikel ini dilakukan observasi di salah satu PBF yang berada di kota Tasikmalaya. PBF yang dijadikan sebagai tempat observasi ini merupakan PBF cabang yang dapat mendistribusikan obat di wilayahnya. PBF yang digunakan untuk tempat observasi ini telah tersertifikasi baik CDOB dan CDAKB serta telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008. Diantara produk-produk yang disalurkannya, salah satu produknya yaitu OOT. OOT hanya dapat disalurkan kepada sesama pedagang besar farmasi, rumah sakit, apotek, ataupun sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah.

Metode perolehan bahan untuk penulisan artikel ini diperoleh dengan cara observasi secara langsung ke salah satu PBF yang ada di Tasikmalaya, dimana sifatnya besifat pendeskripsian penanganan barang Obat-Obat Tertentu dan mengaitkannya dengan sumber-sumber literatur yang relevan dengan topik maupun hasil observasi di lapangan. Observasi yang dilakukan diantaranya dengan mengamati secara langsung dan juga dengan menggali informasi dari pihak-pihak terkait yang sekirangan memahami topic yang dibahas diantaranya yaitu dengan menggali informasi kepada Apoteker Penanggung Jawab (APJ) di PBF tersebut. Hal ini dilakukan guna memperoleh penggambaran yang valid terkait dengan penanganan baranag Obat-Obat Tertentu di PBF. Observasi dilakukan pada bulan Oktober 2023 selama kurang lebih 2 minggu di salah satu PBF yang berada di Kota Tasikmalaya. Dan berikut adalah hasil observasi terkait penanganan OOT di PBF Cabang:

1. Pengadaan

Setiap pengadaan obat OOT kepada pihak principal wajib disertai dengan adanya Surat Pesanan Asli yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab PBF yang sudah dilengkapi dengan nama jelas, nomor SIKA, dan stempel perusahaan (BPOM RI, 2020). Dimana pada setiap pemesanan obat kepada pihak Principal, bagian Logistik harus dengan mempertimbangkan jumlah pemesanan untuk dapat memenuhi penjualan rutin cabang.

Untuk alur pengadaan barang ke principal, akan dimulai dengan pemesanan yang dilakukan oleh Admin Gudang dalam bentuk PR (Purchase Request) yang kemudian akan diserahkan kepada Supervisi Gudang untuk ditandatangani sebagai bentuk persetujuan. Kemudian PR dan Surat Pesanan akan diserahkan ke APJ untuk ditandatangani sebagai bentuk persetujuan. Surat Pesanan dan PR tersebut akan diserahkan kepada Chief of Branch (COB) untuk ditandatangani sebagai bentuk persetujuan.  Surat Pesanan dan PR tersebut akan dikirimkan ke Departemen Logistik Pusat oleh Admin Gudang.

Saat sampai di pusat, staf logistik pusat akan memeriksa kelengkapan dan kebasahan dokumen sampai dengan diserahkan ke Logistik Manager. Kemudian oleh pihak-pihak terkait, akan dilakukan pemeriksaan kembali terkait dokumen yang diterima untuk kemudian ditandatangani sebagai bentuk persetujuan. Apabila telah disetujui, staf logistik akan mengirimkan PO (Purchase Order) dan SP kepada principal dan akan memberi tahu kepada admin gudang cabang bahwa PR telah dikirim dan telah dibuatkan PO-nya. Dan Admin Gudang akan melakukan pengecekan terkait PO dan mencetak PO tersebut untuk diarsipkan sampau barang diterima di cabang.

2. Penerimaan Barang dari Pemasok

Penerimaan barang dimulai dengan diterimanya barang pesanan dan Surat Jalan. Barang yang diterima akan diperiksa kesesuaian antara kondisi fisik barang (termasuk nama, jenis, jumlah, kemasan, segel, nomor batch, dan tanggal kadaluarsa barang) dengan yang tertera di Surat Jalan. Jika seluruhnya sudah sesuai, maka admin gudang akan menginformasikan kepada helper gudang untuk memindahkan barang ke area/ruangan penyimpanan OOT. Saat dilakukan penyimpanan barang, Helper Gudang wajib melakukan pencatatan terkait stok barang datang pada kartu stock gudang.

3. Penyimpanan

Penyimpanan barang OOT sesuai dengan CDOB (3), baik barang baik maupun barang rusak dapat disimpan pada area gudang penyimpanan reguler namun yang perlu diperhatikan adalah penyimpanannya ditempatkan di area terpisah, dan untuk di PBF tempat dilakukannya observasi, penyimpanan OOT ini telah memenuhi persyaratan dengan suhu dalam ruangan Khusus OOT yang telah disesuaikan dengan ketentuan penyimpanan produknya dan juga dilakukan pemeriksaan setiap hari terkait suhu ruangan tersebut.

Saat kegiatan penyimpanan barang, Supervisi Gudang/Helper gudang perlu memastikan area penyimpanan telah bersih, rapih, dan terpisah dari obat lain. Kemudian  Supervisi Gudang/Helper gudang akan melakukan pemeriksaan terkait dengan stok barang OOT di Ruang Penyimpanan OOT, apabila ditemukan stok rusak/kadaluarsa maka dilakukan proses mutasi barang menjadi barang rusak dan penyimpanan akan dipisahkan yaitu pada lemari penyimpanan khusus barang rusak/kadaluarsa.

4. Penerimaan Pesanan

Untuk kegiatan penerimaan pesanan, apabila terdapat pesanan masuk maka Admin Arsip akan melakukan pemeriksaan terkait dengan kelengkapan pada copy faktur yaitu tanda tangan, nama jelas, No Surat ijin Praktik, tanggal dan stempel outlet dan juga perlu dipastikan tanda tangan penemesan OOT telah sesuai dengan specimen tanda tangan yang ada. Apabila terdapat perbedaan tanda tangan atau tercapat hal yang mencurigakan maka Admin Arsip wajib menginformasikan hal tersebut kepada Apoteker Penanggung Jawab untuk selanjutnya dilakukan konfirmasi melalui telepon ke APJ Outlet (atau bagian pembelian) terkait dengan kecurigaan tersebut. Setiap kegiatan konfirmasi ke outlet wajib dicatat pada Log Book konfirmasi sebagai bagian dalam kegiatan dokumentasi.

Pesanan dapat diterima apabila Apoteker Penanggung Jawab telah memeriksa kewajaran jumlah dan frekuensi pesanan serta jenis sarana outlet pemesan baräng OOT, misalnya terkait adanya lonjakan pemasanan OOT maka wajib dilakukan konfirmasi langsung ke Apoteker Penanggung Jawab outlet/sarana perihal penyebab lonjakan pesanan tersebut. Apabila dalam skrining Surat Pesanan hasilnya adalah pesanan tersebut tidak dapat dipenuhi, maka APJ wajib membuatkan Surat Penolakan Pesanan paling lambat 7 hari kerja setelah diketahui pesanan tidak dapat dipenuhi.

5. Penyiapan Barang Pesanan

Kegiatan penyiapan barang OOT di PBF tempat dilakukannya observasi, dimulai dengan Salesman yang menerima Surat Pesanan asli dari outlet dan dilakukan pemeriksaan terkait dengan kelengkapan dan keabsahan Surat Pesanan serta disesuaikan dengan specimen. Kemudian APJ juga akan melakukan pemeriksaan, yang apabila telah sesuai maka Surat Pesanan akan ditandatangani dan akan diserahkan kepada fakturis untuk diiput kedalam program. Fakturis kemudian akan menunggu otorisasi terkait pesanan dapat diproses atau tidak, jika tidak dapat diproses maka APJ akan membuatkan Surat Penolakan terkait dengan pepsanan tersebut. Sementara itu, jika tidak terdapat masalah terkait dengan pesanan, maka pesanan dapat disiapkan barangnya oleh pihak Gudang. Helper gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan pesanan dengan memperhatikan jumlah, nama barang, nomor batch, dan tanggal kadaluarsa. Setiap kegiatan pengambilan barang di Ruangan OOT, perlu dilakukan pencatatan pada kartu stock gudang. Jika barang sudah selesai disiapkan, maka barang akan diletakkan di staging erea dan akan dibuatkan faktur sesuai dengan pesanan.

Sebelum dilakukannya pengiriman barang ke sarana/otlet Admin Ekspedisi akan terlebih dahulu  membuat lembar ekspedisi. Kemudian saat kegiatan serah terima antara Gudang dengan ekspedisi, Helper Ekspedisi akan memeriksa barang dengan faktur penjualan, serta meminta tanda tangan dari helper gudang untuk dicantumkan pada faktur. Setelah sesuai, Admin ekspedsisi akan menyerahkan dokumen kepada driver/loper.

6. Pengiriman dan Penyaluran

Saat melakukan pengiriman OOT kepada outlet/sarana yang melakukan pemesanan, maka perlu dipastikan Nomor Batch dan Tanggal Kadaluarsa barang OOT yang dikirimkan telah sesuai dengan yang tertera pada Faktur Penjualan. Setiap penyaluran obat kepada outlet yang memliki ijin sarana wajib melampirkan Surat Pesanan Outlet asli yang terpisah dari surat pesanan obat lainnya dan telah ditandatangani dan dicap oleh Penanggung Jawab Sarana serta dilengkapi dengan nama jelas, nomor SIKA/SIPA/SIKTTK dan stempel outlet. Surat Pesanan Outlet Khusus OOT wajib merupakan Surat Pesanan Asli sehingga  pesanan via fax/ telepon tidak dapat dilayani.

Untuk kegiatan pengiriman barang yang akan dilakukan oleh Driver/ Loper, driver/loper wajib membawa specimen tanda tangan Apoteker Penanggung Jawab/Apoteker Pendamping/ Tenaga Teknis Kefarmasian Outlet sebagai pedoman saat melakukan serah terima barang dengan outlet. Adapun ketentuan untuk penerimaan barang OOT, penerimanya wajib merupakan Apoteker Penanggung Jawab dari sarana/outlet tersebut, pun jika APJ berhalangan, maka penerimaan dapat dilakukan oleh Apoteker Pendamping (Aping) atau Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) yang memiliki Surat Ijin Praktik.

Dan berikut adalah alur terkait kegiatan pengiriman dan penyaluran barang OOT ke outlet/sarana, dimulai dengan driver/loper melakukan pengiriman ke outlet dan dilakukan kegiatan serah terima barang antara driver/loper dengan outlet, kemudian driver/loper akan mencocokan fisik barang dengan faktur dan memastikan tanda tangan penerima barang telah sesuai dengan specimen. Untuk outlet/sarana yang memilih metode pembayarannya dengan COD, maka driver/loper akan meminta pembayaran dalam bentuk uang  atau  BG/cek dengan tanggal jatuh tempo pada hari yg sama.

7. Pelaporan dan Dokumentasi

Setiap satu bulan sekali, Apoteker Penanggung Jawab PBF wajib melakukan pelaporan distribusi OOT kepada Direktorat Pengawasan Narkotika, Psikotropika, dan Zat Adiktif. Kemudian setiap satu bulan sekali Apoteker Penanggung Jawab wajib memeriksa kembali semua dokumen terkait pengadaan dan penerimaan serta penyimpanan dan penyaluran produk OOT. Untuk seluruh dokumen OOT yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan dan penerimaan akan diarsipkan berdasarkan nomor SP setiap bulan dan wajib disimpan terpisah dengan dokumen produk lainnya. Kemudian setiap seminggu sekali, APJ wajib melakukan pemeriksaan terkait dengan kelengkapan copy faktur OOT yang ada di Admin Arsip, termasuk pemeriksaan kesesuaian tanda tangan penerima dengan specimen yang ada.

8. Retur Barang dari Pelanggan

Untuk kegiatan retur barang OOT, outlet/sarana wajib memenuhi persyaratan retur dan apabila syarat dilakukannya retur dapat dipenuhi, maka salesman/ sales supervisi akan melakukan pencatatan terkait  retur tersebut ke dalam arsip Bukti Retur Barang. Pada lembar retur barang tersebut perlu tercantum tanda tangan dan capdari outlet/sarana yang akan melakukan retur barang. Kemudian salesman/ sales supervisi akan mengambil barang retur beserta dengan copy faktur penjualan. Barang retur tersebut akan ditempatkan di ruangan khusus barang retur sampai dengan dilakukannya retur dengan pihak PBF Pusat.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil observasi yang dipaparkan diatas, pelaksanaan pengelolaan barang Obat-Obat Tertentu di salah satu PBF yang ada di Kota Tasikmalaya ini sudah dikatakan baik karena dapat mengimplementasikan kegiatan pengelolaan yang berkaitan dengan pendistribusian dengan baik dan telah mengacu kepada nilai-nilai yang tercantum pada Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Dalam proses penanganan barang OOT, pada PBF cabang di Tasikmalaya ini sudah dapat dipastikan alur kegiatannya yang terperinci dengan pelaksanaan yang tertata guna memastikan tidak adanya penyalahgunaan/pembelian yang tidak wajar terkait dengan OOT.

Referensi

Aditya W A, Saputri F A. 2020. Analisis Kesesuaian Sistem Kegiatan Operasional pada Salah Satu Gudang Pedagang Besar Farmasi (PBF) di Bandung. Farmaka, Volume 18 (3).

Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia. 2019. Peraturan Badan Pengawasan Obat dan Makanan Nomor 10 Tahun 2019, tentang Pedoman Pengelolaan Obat-Obat Tertentu yang Sering Dislahgunakan. Jakarta: Badan Pengawasan Obat dan Makanan.

Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia. 2020. Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta: Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan.