Info Farmasi Terkini Berbasis Ilmiah dan Praktis Majalah Farmasi Online Pertama di Indonesia
Artikel Terkait
Majalah Farmasetika – Kegiatan Grand Stock Opname di distributor farmasi X memiliki tujuan memberikan panduan dalam proses pelaksanaan stok opname digudang, sehingga diperoleh hasil yang tepat dan akurat sesuai antara fisik, dokumen dan data system dan memberikan panduan agar pelaksanaan stok opname digudang dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Setelah dilakukan pemeriksaan secara menyeluruh dari setiap pabrik obat setelah dilakukan penyesuaian dengan sistem yang ada di distributor farmasi X. Jika didapatkan ada ketidaksesuaian dihari keselanjutnya dilakukan kegiatan telusur untuk beberapa obat, tujuan kegiatan ini adalah memastikan stok fisik yang ada benar dengan sistem. Pada kegiatan telusur ini harus dilakukan oleh tim yang berbeda dengan tim saat grand Stock Opname dilakukan karna untuk memastikan tidak adanya salah perhitungan stok, data batch, ED sesuai dengan sistem.
Distributor farmasi X setelah melakukan stock opname maka dilakukan pengecekan hasil stock opname dan apabila terdapat selisih maka petugas gudang yang berbeda penelusurannya dilakukan penelusuran kembali untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan perhitungan, apabila stok opname sudah final dan disetujui oleh Pimpinan, maka hasil tersebut diposting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya. Laporan stock opname dibuat sebagai bukti bahwa stock opname telah selesai dilaksanakan. Laporan ditandatangani oleh Pimpinan, Apoteker Penanggung Jawab, petugas gudang dan staff Admin. Apabila ditemukan selisih maka dilakukan penanganan dengan cara dilihat dari hasil SO bulan sebelumnya misal bulan Juni barang A minus 2 box maka dilihat hasil SO bulan sebelumnya yaitu bulan Mei apabila barang A berlebih 2 box maka kasus selisih dianggap selesai. Hasil selisih tetap minus setelah diinvestigasi maka dikembalikan ke direktur utama sebagai pemutus kebijakan selanjutnya akan dilakukan dengan metode apa. Kegiatan ini menyesuaikan bahwa perbedaan stok harus diselidiki sesuai dengan prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya campur-baur, kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau bahan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan untuk jangka waktu yang telah ditentukan
Kesimpulan
Stock opname merupakan komponen kritis dalam pengendalian internal persediaan di Distributor Farmasi X, terutama untuk memastikan akurasi antara catatan sistem dan stok fisik. Kegiatan ini membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian, termasuk obat fast-moving, slow-moving, dan deathstock, yang berdampak pada biaya penyimpanan dan risiko kadaluwarsa. Metode grand stock opname yang dilaksanakan setahun sekali mencakup tahapan sistematis, mulai dari penjadwalan, pembentukan tim, penghitungan fisik, hingga rekonsiliasi data. Prosedur ini dirancang untuk meminimalkan kesalahan melalui verifikasi oleh tim independen dan dokumentasi yang akurat. Selisih stok yang ditemukan disebabkan oleh faktor seperti human error, keterlambatan pembaruan sistem, atau kesalahan pencatatan. Investigasi selisih melibatkan penelusuran transaksi sebelumnya dan keputusan final oleh direktur, dengan opsi penyesuaian sistem, retur, atau pemusnahan obat yang tidak memenuhi syarat. Dokumentasi dan kepatuhan terhadap SOP menjadi kunci keberhasilan stock opname, sekaligus memenuhi persyaratan audit dan regulasi farmasi. Namun, frekuensi SO yang hanya setahun sekali berpotensi menimbulkan akumulasi selisih stok yang signifikan.
Rekomendasi untuk peningkatan meliputi:
• Peningkatan frekuensi stock opname (misalnya, triwulanan) atau penerapan cycle counting untuk obat bernilai tinggi.
• Adopsi teknologi seperti barcode scanning atau RFID untuk mengurangi kesalahan manual.
• Pelatihan berkala bagi tim gudang dan integrasi sistem yang lebih real-time.
• Manajemen proaktif untuk obat slow-moving guna meminimalkan biaya penyimpanan dan risiko kadaluwarsa.
Daftar Pustaka
Hery. (2015). Pengendalian Internal: Konsep dan Implementasi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Peraturan Menteri Kesehatan RI. (2021). Pedoman Penyimpanan dan Pengelolaan Obat di Gudang Farmasi. Jakarta: Kemenkes RI.
Wibowo, A., & Nurhayati, S. (2021). “Pengaruh Frekuensi Stock Opname terhadap Akurasi Persediaan Obat”. Jurnal Ilmiah Manajemen dan Bisnis, 8(2), 89-102.
