Mengenal Alur Penerimaan Barang di Pedagang Besar Farmasi

Artikel Terkait

Pentingnya Optimalisasi Kepatuhan Terhadap Standar CDOB Melalui Program Inspeksi Diri yang Efektif bagi Pedagang Besar Farmasi

2 minggu ago

Mari Belajar Praktik Distribusi Obat-Obat Tertentu Yang Baik dari PBF di Tasikmalaya

6 Januari 2024

Mari Belajar Cara Distribusi Psikotropika yang Baik dari Salah Satu PBF di Kota Tasikmalaya

6 Januari 2024

Majalah Farmasetika – Menurut  CDOB (BPOM, 2019) Penerimaan barang bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman obat,bahan obat maupun alat kesehatan yang diterima benar, berasal dari pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama transportasi.

Pada saat obat atau produk alat kesehatan diantar ke Pedagang Besar Farmasi atau biasa disebut dengan PBF, personil yang bertugas di gudang akan memeriksa terlebih dahulu obat tersebut. Pemeriksaan yang dilakukan antara lain, obat tidak boleh diterima jika sudah atau mendekati kadaluwarsa.

Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat, bahan obat  dan alat kesehatan harus dicatat pada saat penerimaan, untuk mempermudah penelusuran. Selain itu, kesesuaian jumlah, jenis dan bentuk sediaan obat tersebut juga diperiksa dan dilakukan pemeriksaan berupa data pada Surat Pesanan (SP), faktur serta kondisi fisik barang tersebut.

Jika ditemukan obat,bahan obat, dan alat kesehatan diduga palsu, bets tersebut harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke instansi berwenang, dan ke pemegang izin edar. Pengiriman obat,bahan obat, dan alat kesehatan yang diterima dari sarana transportasi harus diperiksa sebagai bentuk verifikasi terhadap keutuhan kontainer / sistem penutup, fisik dan fitur kemasan serta label kemasan.

Tetapi jika seluruh obat dan alat kesehatan yang diantar telah sesuai dengan faktur, kondisi yang baik dan tidak mendekati kadaluwarsa, maka produk tersebut selanjutnya akan dibawa ke gudang penyimpanan. Faktur yang dibawa oleh kurir tersebut pada saat mengantar barang akan ditandatangani oleh petugas gudang sebagai pihak penerima, kemudian tanggal penerimaan barang juga harus di tulis dengan jelas pada faktur tersebut. Faktur yang sudah ditandatangan kemudian di stempel dengan stempel PBF yang bersangkutan. Lembar copy faktur dari pihak supplier akan di terima oleh PBF, data dari faktur tersebut kemudian di input. Data yang di input berupa data nomor faktur, nama obat pesanan, jumlah pesanan dan harga yang di peroleh untuk pembelian produk tersebut.

Data lain yang juga terdapat dalam faktur adalah tanggal jatuh tempo. Lamanya tempo yang akan diberikan masing-masing penyalur untuk PBF melakukan pembayaran obat pesanannya dapat berbeda-beda, yaitu antara 7 sampai 60 hari dari sejak barang tersebut diatarkan ke pihak PBF. Tanggal jatuh tempot yang telah disesuaikan oleh PBF kemudian di tulis di dalam faktur tersebut.

Berikut prosedur penerimaan produk Menurut CDOB (BPOM RI,2015)

1. Pemeriksaan Fisik Barang
2. Petugas gudang menerima barang kiriman yang berasal dari:

• Kiriman pusat
• Kiriman dari principal
• Retur barang dari pelanggan

2. Kepala logistik/petugas gudang memeriksa dokumen pengiriman/dokumen pengembalian barang apakah alamatnya sesuai.
3. Pemeriksaan barang dilakukan dengan teliti dan benar
4. Periksa barang yang dikirim, bandingkan dengan dokumen kirim/dokumen return. Pemeriksaan dilakukan pada jenis barang, jumlah, bets, shelf life expired date dan kualitas kemasan produk apakah kemasannya original dan belum pernah dibuka/rusak.
5. Bila terdapat ketidaksesuaian jenis barang, jumlah, kemasan barang rusak dan shelf life expired date yang telah ditetapkan maka:

• Kiriman dari pusat, dari principal, dibuatkan berita acara yang ditandatangani oleh ekspedisi dan gudang yang kemudian dikirim ke pengirim dan bagian pemesanan untuk mendapatkan penyelesaian dan dimonitor oleh kepala logistik.
• RUD (Retur ketika dalam pengiriman)/Non RUD, dilakukan koreksi pada form retur yang diketahui oleh pihak pengirim sesuai fisik barang yang diterima.

1. Setelah pemeriksaan dilakukan maka dokumen kiriman/dokumen pengembalian barang ditandatangani oleh kepala logistik dan diserahkan ke Adm Gudang untuk diproses secara sistem selambat- lambatnya 1 x 24 jam.
2. Sebelum dokumen diproses secara sistem maka simpan produk pada area penerimaan, pastikan tumpukan barang tidak melebihi ketentuan level tumpukan yang diijinkan. Untuk produk rantai dingin disimpan pada ruang pendingin/kulkas.
3. Setelah diproses secara sistem maka segera simpan produk ke lokasi penyimpanan sesuai dengan dokumen penerimaan.
4. Produk yang menunggu keputusan apakah dapat diterima atau tidak, dikarantina di ruang/tempat sesuai dengan tipe suhu produk yang berdangkutan (ambient, AC, Cold Room/Chiller/Kulkas). Untuk produk rantai dingin yang tidak sesuai suhunya disimpan pada chiller/refrigerator/cold room dengan label karantina.

Khusus untuk Produk Rantai Dingin:

1. Pastikan barang diterima menggunakan kemasan standar (styrofoam/cold bag) berpendingin.
2. Periksa apakah kemasannya original dan belum pernah dibuka/rusak.
3. Periksa suhu barang, hindari thermometer kontak langsung dengan ice gel / dry ice pada saat pemeriksaan suhu.
4. Catat suhu pada buku penerimaan.
5. Bila ada penyimpangan suhu maka: Kiriman dari pusat, principal, dibuatkan berita acara dan ditandatangani oleh ekspedisi dan gudang tersebut dikirim APJ untuk mendapatkan keputusan dari pihak principal apakah akan ditolak atau diterima. Waktu tenggang untuk penyelesaian berita acara maksimal 3 hari dan dimonitor oleh kepala logistik diterima dan laporkan ke APJ untuk mendapatkan keputusan dari pihak principal apakah masih layak dijual atau tidak.
6. Sebelum dokumen diproses secara sistem maka simpan produk rantai dingin disimpan pada chiller/refrigerator/cold room.
7. Setelah diproses secara sistem maka segera simpan produk ke lokasi penyimpanan sesuai dengan dokumen.
8. Proses Administrasi
9. Adm Gudang memastikan dokumen kirim/dokumen retur telah ditandatangani oleh Kepala Logistik dan APJ.
10. Penerimaan barang diproses secara sistem sesuai dengan prosedur berdasarkan dokumen yang telah ditandatangani oleh Kepala Logistik dan APJ.
11. Bukti Penerimaan Barang dicetak oleh Adm Gudang untuk dicheck apakah sesuai dengan dokumen kirim/dokumen pengembalian barang oleh Kepala Logistik. Bila ada perbedaan maka kembalikan ke Adm Gudang untuk diperbaiki.
12. Dokumen penerimaan ditandatangani oleh penerima barang, Adm. Gudang dan Kepala Gudang kemudian diarsip berdasarkan tanggal proses secara sistem dan disimpan sesuai ketentuan pengarsipan. Khusus untuk produk psikotropika diarsip oleh APJ.

Sumber :

Badan POM RI. 2019. Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan makanan Republik Indonesia             Tahun 2019 Tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta.

Badan POM RI. 2015. Petunjuk Pelaksanaan Cara Distribudi Obat yang Baik. Jakarta: BPOM    RI.